各学院：

为规范日常管理，现为2018级新生办理周末回家居住请假手续，请各学院根据通知要求，严格审核本学院学生周末回家申请条件，为符合条件且材料齐全的学生建立“周末回家居住请假档案”，原始材料由学院存档，电子档案（即周末回家居住请假汇总表，见附件1）以二级学院为单位汇总后于2018年9月27日前发至学生处邮箱xsczhbgs1108@163.com。

一、办理时间

通知和准备时间：2018年9月17日—9月24日

审批办理时间：2018年9月25日—9月26日

二、办理须知

1.填写《海南籍学生周末回家居住请假审批表》。

2.提交学生本人身份证复印件一份。

3.提交手写的周末回家居住申请书一份。要求：说明回家住宿的原因，注明“校外安全责任自负”等字样，并写明家庭地址和父母联系电话（如电话不符，后果自负）。最后由父或母亲笔签名并注明同意回家住。

4.提交父母身份证复印件一份（谁签字拿谁的身份证复印件）。

5.如在亲戚家（亲戚在海南有房产）住宿，除提供以上4点外，还需提供一份父母手写的情况说明，说明你和你的亲属之间的关系，并在说明书中注明：“同意你在亲属家住宿，校外安全责任自负”，并写明住宿地址和亲属的联系电话（如电话不符，后果自负）。最后由父母和亲属罪情况说明后签名确认，并提供亲属的身份证复印件一份。注意：如果亲戚是租房，还需提交暂住证明一份。

6.手续齐全，到辅导员处提交材料，审核通过则通知学生本人。

三、关于办理周末回家辅导员需要做的工作

1.告知学生学院周末回家的条件和要求。

2.收齐学生所需的材料，并审核学生所交的材料是否符合要求，退回不符合要求的材料。

3.逐个电话联系符合申请条件和提供申请材料的学生的家长（父亲和母亲），问清楚学生的父亲和母亲是否知道并同意他（她）的孩子办理周末回家居住手续，并明确告知学生家长周末期间要加强对自己孩子的联系，尽到监管的责任和义务，多关心自己的孩子。如申请在亲戚家居住的，辅导员既要向学生的父母核实，又要向学生的亲属核实。

4.联系完家长后在“辅导员意见”栏中注明：“已与XXX父亲（母亲）联系，联系时间XXXXXXXX，情况属实，拟同意，请领导批示。”签上辅导员的名字和日期。

5.整理材料，上交各学院书记审批。

6.各学院审批结束后，为通过审核的学生建立周末回家居住请假档案（按照附件1的“海南籍学生周末回家居住请假汇总表”进行汇总），登记完毕后，原始材料由学院存档，电子档案（即周末回家居住请假汇总表）以学院为单位汇总后，于2018年9月27日前发送至学生处邮箱xsczhbgs1108@163.com，文件名以“学院名称+2017级周末回家居住请假汇总表”命名。

8.周末回家居住请假手续办理完成，通知学生审核办理结果。

附件：海南籍学生周末回家居住请假审批表.doc

      周末回家居住请假汇总表.xls

学生处     

2018年9月14日