关于做好2025级新生档案收集工作的通知

各学院：

学生档案是记录学生在校期间个人经历、政治思想、学习成绩、工作表现等情况的文件材料，也是学生将来升学、就业、选拔考察的重要依据。根据我校学生工作实际，现将2025级新生入学档案收集工作有关事项通知如下：

一、收集范围

2025级全体新生（含五年一贯制学生）

二、工作安排

（一）档案收集

由辅导员统一收集学生纸质档案材料，以专业班级为单位，按照学生学号从小（上）到大（下）进行排序收集。

（二）信息登记

以辅导员为单位，填写电子版文件《2025级学生档案情况登记表》（附件1），并以《2025级（x)专业（x）班学生档案情况登记表-(辅导员姓名）》格式命名发给学生处王老师。【例：2025级民航安全技术管理专业1班、新能源汽车技术1-4班学生档案情况登记表-（王老师）】

（三）材料提交

10月24日前，以专业班级为单位，由辅导员亲自将学生档案材料送至行政大楼1楼学生处档案室，并现场和学生处王老师办理好交接手续。

（四）材料复审

学生档案提交后，学生处进行复审，同时将复审结果《移交材料确认表》纸质版反馈给辅导员。各辅导员须要求学生在《移交材料确认表》中签字确认。确认无误后，辅导员签字、学院盖章,上交至学生处档案室备案。

三、工作要求

（一）学生档案不可自行拆开或查看。若档案封存不完整，要求学生自行前往原学校或档案管理机构重新封装。如无法重新封装，学生需用个人身份证复印件粘贴在学籍/人事档案背面，手写“本人知晓档案封存不完整，一切后果自负”签字并按手印。

（二）学生纸质档案的排序须和登记表的排序保持一致。

（三）若本次未能完成移交的学生档案，辅导员需做好相关信息登记，及时通知学生本人，要求学生向其原所在学校或档案管理机构催调补齐，持续跟进学生调档情况。后续学生补交档案时，由辅导员负责接收、保管，并移交至学生处。

（四）如有丢失、损坏等情况，经与原学校或档案管理机构协商后无法补齐的，请填写《档案丢失情况说明》（附件2）本人签字按手印后，装填入该生档案袋内。

（五）档案相关材料中，身份证复印件有效期在学生毕业当年六月份前失效的，暂不放入档案袋内，等待学生换领新证后再进行装填。

（六）档案收集工作中如有疑问，请及时与学生处王老师联系，联系电话：0898-65330279。

附件：1：2025级学生档案情况登记表.xlsx

          2：档案丢失的情况说明模板.docx

学生处  

2025年10月14日